Leveranciersbeoordeling: zo pak je het slim aan

Iedere zorgorganisatie werkt samen met verschillende leveranciers. Van het elektronisch cliëntendossier (ECD) en (medische) hulpmiddelen tot opleiders, ICT-partners en arbodiensten. En al die samenwerkingen hebben invloed op de kwaliteit van jouw zorg.

Toch wordt de relatie met leveranciers vaak pas besproken als er iets misgaat. Een storing, een gemiste levering of een klacht. Zonde, want een leveranciersbeoordeling helpt je juist om dat voor te zijn. Het is geen checklist of verplicht hoofdstuk uit een handboek, maar een waardevol instrument om de samenwerking levend te houden.

Waarom een leveranciersbeoordeling belangrijk is

Met een leveranciersbeoordeling breng je niet alleen in kaart met wie je samenwerkt en hoeveel je investeert, maar ook de kwaliteit en betrouwbaarheid van je leveranciers. Het helpt je om te toetsen of leveranciers nog passen bij de koers van je organisatie.

Een goede leveranciersbeoordeling:

• laat zien wat goed gaat en waar verbeterkansen liggen,

• voorkomt incidenten zoveel mogelijk, 

• en zorgt voor meer grip op kwaliteit, continuïteit en kosten.

Het doel is niet om te controleren, maar om samen te groeien.

Wat beoordeel je precies?

Een goede leveranciersbeoordeling kijkt verder dan prijs en levertijd. Het gaat om de kwaliteit van samenwerking. Denk aan:

• Nakomen van afspraken, zoals levertijden en tijdige ondersteuning

• Communicatie en bereikbaarheid: hoe snel en duidelijk wordt gereageerd?

• Deskundigheid en service: wordt er meegedacht als iets beter kan?

• Veiligheid en AVG-compliance: hoe wordt omgegaan met gevoelige data?

• Toegevoegde waarde: voegt de leverancier echt iets toe aan jullie kwaliteit van zorg?

Tip: gebruik voor alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria. Zo kun je eerlijk vergelijken en patronen ontdekken.

Zo voer je een leveranciersbeoordeling uit

Een leveranciersbeoordeling hoeft geen groot project te zijn. Met een duidelijke structuur kun je het proces klein beginnen en stap voor stap uitbreiden.

Zorg dat het proces geborgd is binnen je kwaliteitssysteem. Zo hou je overzicht, werk je consequent en kun je eenvoudig terugzien hoe samenwerkingen zich ontwikkelen.

1. Breng je leveranciers in kaart

Begin met overzicht. Maak een lijst van alle leveranciers en koppel ze aan de processen of thema’s waarop ze invloed hebben. Zo zie je direct de impact op jouw zorgkwaliteit. 

Voorbeeld: de leverancier van je ECD of medische hulpmiddelen heeft een grotere impact dan die van kantoorartikelen. Door dat onderscheid te maken, zie je waar de meeste risico’s of verbeterkansen liggen.

2. Bepaal je beoordelingscriteria

Kies criteria die passen bij jouw organisatie en manier van werken. Veel zorgorganisaties gebruiken categorieën zoals kwaliteit, prijs, service, communicatie, flexibiliteit en innovatie.

Probeer waar mogelijk concreet te meten, bijvoorbeeld:

• Aantal storingen per kwartaal

• Responstijd op supportvragen

• Aantal klachten of meldingen

Zo bouw je stap voor stap aan een leveranciersbeoordeling die aansluit bij de praktijk.

3. Verzamel input van je collega’s

De beste informatie komt van de mensen die dagelijks met de leverancier werken. Zij ervaren direct wat goed loopt en wat beter kan.

Vraag daarom feedback aan medewerkers uit de praktijk: planners, teamleiders, administratie of IT. Laat ze één of twee punten benoemen die goed gaan en één verbeterpunt dat echt verschil zou maken.

4. Beoordeel en bespreek

Verzamel alle input en geef een score per criterium, bijvoorbeeld op een schaal van 1 tot 10.

Gebruik dat als basis voor een gesprek met de leverancier. Maak van de beoordeling een dialoog. Bespreek wat goed gaat, noem verbeterpunten en denk samen na over oplossingen.

5. Volg op en verbeter

Een leveranciersbeoordeling heeft pas waarde als je er iets mee doet. Maak afspraken over verbeteracties, leg ze vast en plan een evaluatiemoment. Zo wordt de leveranciersbeoordeling onderdeel van je PDCA-cyclus, in plaats van een jaarlijks moetje.

Pak je leveranciersbeoordeling SLiM! aan

Een leveranciersbeoordeling draait niet om controle, maar om samenwerken. Door regelmatig te evalueren, houd je overzicht en blijf je verbeteren. 

Benieuwd hoe dat werkt in SLiM! kms? Neem gerust contact op! We laten je graag zien hoe je jouw leveranciersbeoordeling borgt in de praktijk.